Ce guide décrit les étapes à suivre pour mettre en place un système qui envoie une notification par e-mail ou par SMS au personnel en cas d’annulation de réservation. Pour une compréhension complète de ce processus, il est fortement recommandé de se référer à la section « Workflow » correspondante dans la documentation.
Guide de courrier électronique
- Ce guide décrit les étapes à suivre pour établir un système d’envoi de notifications automatiques par courrier électronique au personnel lorsqu’un client annule un rendez-vous, le tenant informé de l’annulation.
1. Sélectionnez « + Créer un nouveau flux de travail » et créez un nom pour votre flux de travail.
2. Dans « Quand cela se produit », sélectionnez « Statut de réservation modifié ».
3. Dans « Faire ceci », sélectionnez « Envoyer un e-mail »
4. Cliquez sur « CRÉER » en bas à droite.
Après avoir créé le flux de travail, un nouvel écran s’affichera pour une configuration ultérieure
ÉTAPE 1 :
1. Dans le champ « Quand », vous verrez « Le statut de réservation a changé » et à côté, un bouton de modification . Veuillez sélectionner le bouton de modification .
2. Dans le champ « Nouveau statut », sélectionnez « Annulé ».
3. Dans le champ « Statut précédent », sélectionnez « Approuvé ».
4. Les champs de filtrage vous permettent d’affiner le processus. Par exemple, vous pouvez personnaliser ce flux de travail pour qu’il s’applique uniquement à un emplacement, un membre du personnel ou un service spécifique.
5. Laissez « Appelé depuis » défini sur « Les deux ». (« Frontend » correspond au moment où le client annule le rendez-vous, « Backend » correspond au moment où le personnel annule le rendez-vous.)
6. Sélectionnez « ENREGISTRER ».
Étape 2 :
7. Dans le champ « Faire ceci », vous verrez « Envoyer un e-mail » et, à côté, un bouton de configuration . Veuillez sélectionner le bouton de configuration .
8. Pour le champ « À », veuillez sélectionner « E-mail du personnel ».
9. Pour les champs « Objet » et « Message », vous pouvez les personnaliser comme bon vous semble. En cliquant sur l’icône « Purple Tag » dans le champ « Objet », des codes courts pertinents s’afficheront, que le système remplira automatiquement. De même, en cliquant sur « Mots-clés » dans le champ « Corps », des codes courts pertinents pour la saisie automatique par le système s’afficheront également.
10. Sélectionnez « ENREGISTRER ». (L’option « ENREGISTRER ET TESTER » vous permet d’envoyer un e-mail de test à une adresse e-mail spécifiée.)
Veuillez regarder la vidéo ci-dessous pour un exemple complet de toutes les étapes
Voici le modèle que nous avons utilisé :
{nom_complet_du_client}
{date_du_rendez-vous}
{heure_de_début_du_rendez-vous}
Statut : {appointment_status}
Guide SMS
- Ce guide décrit les étapes à suivre pour établir un système d’envoi de notifications automatiques par courrier électronique au personnel lorsqu’un client annule un rendez-vous, le tenant informé de l’annulation.
1. Sélectionnez « + Créer un nouveau flux de travail » et créez un nom pour votre flux de travail.
2. Dans « Quand cela se produit », sélectionnez « Statut de réservation modifié ».
3. Dans « Faire ceci », sélectionnez « Envoyer un message SMS via Twilio »
4. Cliquez sur « CRÉER » en bas à droite.
Après avoir créé le flux de travail, un nouvel écran s’affichera pour une configuration ultérieure
ÉTAPE 1 :
1. Dans le champ « Quand », vous verrez « Le statut de réservation a changé » et à côté, un bouton de modification . Veuillez sélectionner le bouton de modification .
2. Dans le champ « Nouveau statut », sélectionnez « Annulé ».
3. Dans le champ « Statut précédent », sélectionnez « Approuvé ».
4. Les champs de filtrage vous permettent d’affiner le processus. Par exemple, vous pouvez personnaliser ce flux de travail pour qu’il s’applique uniquement à un emplacement, un membre du personnel ou un service spécifique.
5. Laissez « Appelé depuis » défini sur « Les deux ». (« Frontend » correspond au moment où le client annule le rendez-vous, « Backend » correspond au moment où le personnel annule le rendez-vous.)
6. Sélectionnez « ENREGISTRER ».
Étape 2 :
7. Dans le champ « Faire ceci », vous verrez « Envoyer un SMS via Twilio » et à côté, un bouton de configuration . Veuillez sélectionner le bouton de configuration .
8. Pour lechamp « À », choisissez le numéro de téléphone « Personnel », « Emplacement » ou « Société ».
9. Pour le champ « Message », vous pouvez le personnaliser comme bon vous semble. En cliquant sur l’icône « Purple Tag » dans le champ « Message », des codes courts pertinents que le système remplira automatiquement vous seront présentés.
10. Sélectionnez « ENREGISTRER ». (L’option « ENREGISTRER ET TESTER » vous permettra d’envoyer un SMS de test à un numéro de votre choix.)
Veuillez regarder la vidéo ci-dessous pour un exemple complet de toutes les étapes
Voici le modèle que nous avons utilisé :
{nom_complet_du_client}
{date_du_rendez-vous}
{heure_de_début_du_rendez-vous}
Statut : {appointment_status}
